Schritte zur Vorbereitung und Ablauf eines Workshops

Posted On 4. Juli 2022

Die Planung eines Workshops zum Thema „Wirksame Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und Mitarbeitern“ soll hier als Beispiel genommen werden.

Gezeigt werden die Schritte vom Erstgespräch mit dem Auftraggeber bis zur erfolgreichen Übergabe der gesammelten Informationen. Schwerpunkt ist die Arbeit die die beiden beauftragten Moderatoren zu erledigen haben.

Planung ist die beste Vorbereitung

Wenn ein Unternehmer merkt, dass es in seinem Unternehmen Probleme gibt, die er nicht selbst lösen kann, ist der beste Schritt sich Hilfe zu holen. Dies könnte der Grund sein, einen Workshop zum Thema „Wirksame Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und Mitarbeitern“ abzuhalten.

Aber auch wenn es keine Probleme gibt, macht es Sinn Führungspersonen oder die die es werden wollen, zu diesem Thema zu schulen. Wie auch immer, der Auftraggeber wünscht sich eine gute Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und Mitarbeitern. Notwendiges Wissen dazu soll in einem Workshop vermittelt werden.

Nimm dir Zeit für das Gespräch mit dem Auftraggeber

Im ersten Schritt werden die Moderatoren vom Auftraggeber beauftragt einen Workshop zu planen und abzuhalten. In diesem Gespräch zwischen den Moderatoren und dem Auftraggeber wird

• das Thema / der Wunsch des Auftraggebers besprochen,
• der jetzige Ist-Zustand erläutert,
• ein Ziel vereinbart, bzw. die Vorstellung des Soll-Zustands definiert,
• die Dauer des Workshops festgelegt, inkl. Vor- und Nachbearbeitung,
• welche Erwartungen der Auftraggeber gegenüber den Moderatoren hat und
• welche Mitarbeiter am Workshop teilnehmen, bzw. deren Rolle und Status im Unternehmen.

Die grobe Planungsphase hilft fokussiert zu starten

Die beiden Moderatoren setzen sich zusammen und besprechen zuerst die grobe Vorgehensweise. Dies beinhaltet

• eine grobe Übersicht des zu vermittelnden Inhalts mit klarer Zielsetzung,
• die Aufteilung der anfallenden Arbeiten unter den Moderatoren,
• die Zusammensetzung der Teilnehmer planen,
• ob eine externe Zuarbeit notwendig ist (z.B. eines Fachmanns oder des Chefs),
• wie und ob es ein Vorgespräch mit den Beteiligten gibt und
• wie in etwa der Zeitablauf aussehen wird.

Gute Inhaltsplanung ist essenziell

Details können je nach Themen entweder gleich geplant, oder zu einem späteren Zeitpunkt besprochen werden. Etwa weil noch Vorarbeit notwendig ist, oder erst noch (Info-)Material beschafft werden muss. Ist alles zusammengetragen geht es zur Detailplanung. Diese beinhaltet

• die Definition des zu vermittelnden Lehrstoffs mit Aufteilung in kleinere Module zum leichteren Verständnis,
• welche Instrumente eingesetzt werden um den Stoff zu vermitteln,
• die Location und Verpflegung festlegen,
• die nötige Ausstattung organisieren,
• wer während der Moderation welchen Part übernimmt.

Setze die Moderation gekonnt ein

Ein Workshop, Meeting oder Vortrag wird abwechslungsreicher und lebendiger wenn nicht nur eine, sondern zwei, maximal drei Personen die Moderation führen. Im optimalen Fall werden dafür ein Mann und eine Frau eingesetzt. Auch weil sich so alle Teilnehmer mit ihnen identifizieren können.

Weiterer Vorteil, der Unterschied zwischen der hohen Frauenstimme und der tieferen Männerstimme erzeugt Spannung. Diese ist wichtig um die Aufmerksamkeit nicht zu verlieren. Der Tonfall ist ein Teil der Dramaturgie der zu einer lebendigen Unterhaltung beiträgt.

Wer welchen Part dabei übernimmt wird im Vorgespräch entschieden. In der Regel – wenn beide Moderatoren gleichgestellt sind – startet die Frau mit der Begrüßung, während der Mann später einsteigt. Das gilt nicht, wenn der Mann Hauptmoderator ist und die Frau Gastmoderatorin. In diesem Fall wird sie vom Mann erst angekündigt.

Im Anschluss werfen sie sich dann wie bei einen Pingpong Spiel die Redezeiten gegenseitig zu. An welchen Stellen Einwände kommen und wie sie angezeigt werden, sollte ebenso im Vorfeld abgesprochen sein, damit es nicht zum Chaos kommt.

Mach es spannend und dramatisch

Die Dramaturgie sorgt während eines Vortrags für ein begeistertes Publikum. Auch der Inhalt bleibt beim Einzelnen besser im Gedächtnis ist der Vortrag auch noch spannend vorgetragen.

Der Spannungsbogen sorgt mit seinen auf- und absteigenden Wellen für An- und Entspannung. Auch kleine Geschichten, am besten mit Emotionen geladen, sorgen für mehr Lebendigkeit. Das Gesagte bleibt so länger in den Köpfen der Zuhörer. Untermalt mit Bildern, Mimik und Gestik werden aus den Zuhörern auch noch Zuschauer.

Am Ende des Vortrags entspannt sich der Bogen wieder. Der Abschluss wird vorbereitet. Es kommt zu einer Wiederholung der Punkte, wenn möglich mit einem Fazit und zu weiterführenden Tipps, wie Internetseiten oder Bücher zum Nachlesen des gelernten Stoffes.

Instrumente, Tools und Methoden für den Workshop

Jedes Meeting, jeder Workshop, läuft besser wenn sie durch Methoden, Instrumente oder Tools gestützt werden. Diese erleichtern nicht nur den reibungslosen Ablauf, sondern vermittelt auch die Inhalte intensiver.

Welche Instrumente wann zum Einsatz kommen ist auch vom Zeitpunkt abhängig. So gibt es beispielsweise Tools die am Anfang den Einstieg ermöglichen, sogenannte Warm-ups. Mit Icebreaker das Kennenlernen der Teilnehmer erleichtern, oder mit Energizer müde Teilnehmer wieder fit machen.

Mit folgenden Instrumenten kann ein Workshop unterstützt werden. Welche davon am Ende zum Einsatz kommen ist stark von der Vorliebe der Moderatoren aber auch von den teilnehmenden Personen abhängig. Ebenso müssen sie auch passend zum Lehrstoff sein und für Kurzweiligkeit während des Meetings sorgen.

• Kennenlernen Die Mitglieder stellen sich im Kreis auf und werfen sich einen Ball oder zur besseren Visualisierung der Zusammengehörigkeit einen Wollknäuel zu. Jeder der den Knäuel/Ball gerade hat erzählt etwas über sich.
• Rollenspiele um die Empathie unter den Teammitgliedern zu stärken indem sie sich in die Rolle eines anderen hineinversetzen. Zum Beispiel Rollentausch zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzte.
• Beobachtungen Indem sich einzelne Teilnehmer zurück ziehen und die anderen beobachten können sie sehr viel über deren Verhaltensweisen erkennen. Später wird darüber gesprochen und die Beobachtungen diskutiert.
• Gruppenarbeiten stärken die Teamentwicklung, nicht nur während des Workshops, sondern auch darüber hinaus. Eine homogene Gruppe ist einer heterogenen vorzuziehen.
• Fragen und Antworten sind zwar die Klassiker unter den Lehrtools. Leider allerdings auch sehr ermüdend und sie fordern in der Regel nicht die Introvertierten der Gruppe. Weil die dominanteren Teammitglieder den Ablauf beherrschen, bleiben die Ressourcen der stillen Teilnehmer ungenutzt.
• Timeboxen / Zeitabschnitte Die Moderatoren sollten die Zeit (z.B. mit dem Timer auf dem Handy) im Auge behalten und nur in Ausnahmefällen eine Veränderung erlauben, damit der Zeitplan eingehalten wird.
• Protokoll / Dokumentation Während des Workshops immer mal wieder wichtige Eckdaten niederschreiben, aufnehmen oder fotografieren (z.B. das Whiteboard). Ein Protokollführer ist von Vorteil. Er hat die Aufgabe wichtige Punkte festzuhalten, damit sie später ausgewertet werden können (siehe auch Nacharbeit).

Ablauf des Workshops

Die Phasen während eines Workshops laufen meist nach einem ähnlichen Prinzip ab (vgl. Bruce Tackman). Sie entstehen durch die Zusammenarbeit von Persönlichkeiten / Individuen mit ihren Emotionen, Stärken und Schwächen, ihrer Vorgeschichte und ihrer Erwartungshaltung. Liegen aber auch gleichzeitig in der Natur der Sache. Nämlich wenn Menschen zusammen arbeiten und gemeinsam ein Ziel erreichen wollen.

Typische Phasen während des Workshops

(nach Bruce Tackmann)

Forming Phase

Begrüßung und Besprechung der Prozesse und des Zieles. Unter Umständen auch kennenlernen der Teammitglieder.

Storming Phase

Konflikte können aufkommen, Menschen arbeiten plötzlich unterschiedlich. Aufgaben wollen nicht übernommen werden. Abhilfe: Die Mitglieder auffordern Regeln und Struktur einzuhalten. Konflikte offen ansprechen und gemeinsam nach Lösungen suchen.

Norming Phase

Jetzt werden Differenzen selbstständig gelöst, Menschen respektieren sich wieder, konstruktives Feedback wird angenommen. Falls nicht: Ziele nochmals ansprechen, an die bisherigen Fortschritte erinnern.

Performing Phase

Das Ziel liegt in greifbarer Nähe. Falls notwendig werden Aufgaben und Prozesse unter den Mitgliedern aufgeteilt.

Adjourning Phase

Das Ende des Projektes steht bevor. Fazit, Auflösung der Gruppe, Verabschiedung, Termine festlegen für eine eventuelle Nachbesprechung oder Überprüfung der langfristigen Ziele.

Die Nacharbeit entscheidet über den Erfolg

Eines der wichtigsten Punkte ist die Nacharbeit des Workshops. Sie sorgt für die Nachhaltigkeit der Erkenntnisse sowie die Weitergabe der Ergebnisse an alle Mitarbeiter und nachfolgende Generationen. Es beinhaltet

• die Reinschreibung des Protokolls und die Weiterleitung an Betroffene,
• die Auswertung und Dokumentation der Erkenntnisse, der Ergebnisse aber auch der kritischen Phasen,
• die Übergabe der Dokumentation an den Auftraggeber
• die Nachbesprechung mit den Verantwortlichen, inkl. einer Rückschau, einem Feedback sowie der Bewertung des Prozesses und der Zielerreichung,
• die Ausarbeitung wie die Erfahrungen des Workshops ins gesamte Unternehmen transferiert werden können.

Fazit

Einen Workshop zu halten und Wissen zu vermitteln erfordert nicht nur fachliche Kenntnisse sowie wenigstens ein bisschen Talent zu Darbietungen sondern auch Einfühlungsvermögen gegenüber der Teilnehmern. Auch die Lust dazu, sein Wissen weiter zu geben sollte vorhanden sein.

Wer allerdings nur stiller Moderator sein will, der lediglich für den Ablauf eines Workshops sorgt, braucht lediglich eine klare Methode (z.B. Design Thinking) an der er sich orientieren kann und die ihn in vielerlei Hinsicht unterstützt. Der Inhalt des Meetings wird dabei ganz alleine von den Teammitgliedern geliefert. Ein fachliches Wissen zum Thema ist dafür nicht notwendig.